为了进一步加强外事管理，按照统一领导、归口管理的原则，稳步、扎实、有序推进学院对外交流与合作，结合我院实际，特制定本规定：

一、外事工作的审批权限

1、领导干部出国（境）按国家及上海市相关规定执行。以院领导任团长的组团出访应提前一年由对外交流与合作办公室拟定计划（包括出访时间、人数、国别），由院长提出，经院务会讨论通过后实施。

2、学院行政人员出国（境）考察、出访活动，由对外交流与合作办公室拟定计划，由院长提出，经院务会讨论通过后实施。

3、教师出国（境）进修访学，合作科研等，由人事处与对外交流与合作办公室拟定计划，由分管院长提出，经院务会讨论通过后实施。

4、学生出国（境）学习与实习，由教务处与对外交流与合作办公室拟定计划，由分管院长审批同意后实施。

5、因工作需要临时性、应急性出国（境）交流事项由院长审批同意后实施。

二、外事工作的归口管理

对外交流与合作办公室是学院外事工作职能部门，（与院长办公室合署办公）归口管理外事工作，按照外事工作的法律法规并在上级外事部门的指导下开展工作。

1. 学院所有的对外交流和合作项目均由对外交流与合作办公室申报及备案，并由对外交流与合作办公室根据所商事项的重要性报院长或主管副院长审批。

2、学院与国外教育机构签署的协议书、意向书或作出承诺，均由对外交流与合作办公室负责办理，由学院领导代表学院签署协议书、意向书或作出承诺。

3、学院一切涉外公务活动，包括约见外方、接待国外和境外团组或个人的来访、业务会谈、出国培训、组团出访、处理涉外文、电等，均由对外交流与合作办公室负责办理。

4、重要的涉外活动由对外交流与合作办公室牵头，协调其他相关业务部门组织安排。

（一）出国（境）管理

1、凡因公出国（境）参加各种会议、考察、访问、洽谈合作、讲学、进行科研活动和进修学习等，均由院务会讨论决定。

2、因公出国（境）须向对外交流与合作办公室申报，申报材料必须理由充分、任务必要，派员身份恰当、期限适宜、费用落实、符合国家出国规定。

3、因公出国团组或个人、须将全部邀请材料备齐，提前两个月交到对外交流与合作办公室，统一办理申报护照、签证等相关手续。

4、因公出国人员归国后应立即到人事处和对外交流与合作办公室报到办理相关手续，并在一个月内将出国总结交到对外交流与合作办公室。

5、严格教师出国（境）申报及审核程序，出国（境）三个月以上（含三个月）须与学院人事处签订相关协议，不得擅自延长在国（境）外的逗留期限。确因学习或工作需要必须提前提出申请，经人事处审核，报院务会通过后方可延长。

6、教师出国（境）如期返校后，须在15天内提交出国（境）人员出国总结报告、办理经费报销事宜，经对外交流与合作办公室及分管院领导签署意见后，方可到财务部门办理。

7、学生出国（境）学习与实习，原则上自费，必须遵循学生自愿、家长同意的原则，规范程序，且必须与学院签订相关协议。涉及学籍管理事项的，按教务处的意见办理。由对外交流与合作办公室统一组织行前教育。

（二）外宾邀请和来访接待管理

1、学院外宾的邀请和来访接待，均由对外交流与合作办公室负责。各院、系外宾的邀请和来访接待均要向对外交流与合作办公室申报或备案。

2、重要外宾的访问活动由对外交流与合作办公室统一安排。涉及院领导的外事活动，均由对外交流与合作办公室与院长办公室负责协调、安排。各院系与个人不得直接找院领导本人安排外事活动。

（三）学院各院、系国际交流管理

1、各院、系与国外学校、机构、团体等建立的交流合作关系，须报对外交流与合作办公室经分管院长同意后方可进行。所签协议、备忘录等须事先报分管院长审批，并送对外交流与合作办公室备案。

2、各院、系在院领导批准的授权、活动或口径范围内，可积极主动地开展外事工作，逐步成为国际及港澳台交流与合作的主体。

3、各院、系有关外事接待、出访、洽谈项目等涉外活动的计划报告，需提供相应的背景材料，说明事由、目的和经费来源等内容，并提出建议和意见，由单位主要负责人签署意见后，送对外交流与合作办公室并报院领导审批。

4、出访报告一般须在出访前一个半月上报，以便报有关部门会签和办理护照、签证手续。

5、出访及涉外活动完成后，应就活动情况及后续行动建议写出总结报告，由对外交流与合作办公室呈院领导批阅，并酌情刊登外事简报和经验交流。

6、各院、系应于每年底将下一年度邀请外籍教师计划报对外交流与合作办公室，经学院同意聘请的外籍教师，院、系需提供外籍专家姓名（中英文）、性别、国籍、职业、护照号码、中英文简历、拟入境时间、访问地点、访问事由、停留时间、来华费用支付情况等资料，提前两个月报对外交流与合作办公室，并报上级主管部门审批。

（四）国际合作项目管理

1、凡与国外的教育教学合作项目，均需向对外交流与合作办公室申报，学院审批同意后方可进行。

2、重大合作项目须经市教委国际交流处批准同意。项目确立后，要向对外交流与合作办公室提交合作进展情况的年度报告和项目完成的总结报告。

（五）国际学术会议管理

凡由院各单位主办或承办各类国际会议、研讨会和培训班等，均要向对外交流与合作办公室申报，说明会议、研讨会和培训班的名称、时间、内容、规模、外宾情况和经费来源等，经院长审批同意后，由对外交流与合作办公室会同主办或承办单位做好筹备、组织和外宾接待工作。会议结束后，向学院提交总结报告和经费结算报告。

（六）外聘教师、专家管理

1、对外交流与合作办公室负责聘请国外知名专家教授、名誉教授、客座教授，荣誉顾问、专业教师等的申报及管理工作。

2、各院、系引进或聘用外籍专家、教师必须报对外交流与合作办公室，经院务会讨论通过后方可实施。

（七）港、澳、台事务参照上述条款办理

1、认真贯彻执行中央的对外政策，严守国家秘密，严格遵守外事纪律和外事纪律和外事规章制度。

2、出国访问或参加外事活动时，对外要做到统一政策、统一纪律，及时请示报告，不得各行其是。对外表态要以我国公开口径为准。

3、严肃查处出国团组中存在的违法和违纪行为，杜绝公款出国旅游。

4、对违反对外方针政策、外事纪律和外事规章制度的人员，学院对外交流与合作办公室会同纪检、监察部门认真查处、监督纠正；对严重违反外事纪律、影响恶劣者应按照规定给予处分。

对外交流与合作办公室

2015年11月30日